Рекомендуемый макет


картина


Этикетка


    Функция тегов очень важна для возможности поиска по документу, и если ее не поддерживать должным образом, это уменьшит использование базы знаний.


картина

настраивать:

  • Верхний левый угол состояния редактирования

  • Посмотреть статус, правый нижний угол


Рекомендуемый метод обслуживания:

  • Основная вкладка: Рекомендации выводятся автоматически. Например, требования/технические документы/исправления ошибок, руководства по настройке, рыночные материалы и т. д.

  • Подметка: самостоятельная настройка


Ограничение (установить видимый диапазон)

картина

картина

работать:

  • Есть два разрешения файла, только просмотр, редактируемый.

  • Пользователи или группы пользователей могут быть добавлены к разрешениям

опыт:

  • Разрешения могут быть меньше, чем у родительской страницы для дочерней страницы.Если вы хотите, чтобы у дочерней страницы были большие разрешения, чем у родительской страницы, вам нужно использовать плагин внешнего общего доступа.

  • Разрешения для страниц накладываются на основе разрешений на пространство.Рекомендуется настроить больше групп пользователей для разрешений на пространство (для простоты обслуживания), а страницы могут быть ограничены отдельными лицами.

оптимизация

    Регулярно вручную сохраняйте редко используемые документы или просматривайте функцию очистки в Инженере технической поддержки.

    Нет подачи документа: создайте архивную страницу, используйте иерархический вид на скриншоте, если есть плагин для администрирования пространства, зажмите кнопку Shift, чтобы настроить прямо на текущей странице.

картина

Настройте структуру каталогов:

  • Настройте структуру каталогов в соответствии с фактическими потребностями управления/бизнеса.

  • И напишите краткое изложение измененного контента и причину на главной странице/странице навигации этого пространства.

Тип содержимого

Обзор

    Контент делится на две категории: шаблоны и пользовательский контент: глобальный шаблон определяется системным администратором, а шаблон пространства может быть определен администратором пространства;

системный шаблон

    Следующие три блока — это системное пространство, личное пространство и интерфейс настройки приветственной речи справа.

Рекомендуется ввести некоторые общие ссылки или краткое руководство в приветствии, чтобы помочь новым пользователям быстро начать работу с системой.


картина

глобальный шаблон


    С помощью группы пользователей confluence-administrator войдите в фоновый режим [Управление сайтом] → [Общая конфигурация] → [Глобальные шаблоны и схемы]

В дополнение к одному документу шаблон, созданный из системы, также будет иметь индексную страницу, а сводная информация о связанных документах вытягивается через макросы свойств и отображается в виде списка.

Общие шаблоны включают: протоколы собраний, требования к продукту, ретроспективы, документы по устранению неполадок, руководящие документы.

картина


космический шаблон

    Когда у пользователя есть разрешение на управление пространством, он может пройти через [Управление пространством] → [Инструменты содержимого] → [Добавить шаблон], и на шаблон пространства можно ссылаться только в видимом в данный момент пространстве, другие пространства не видны.

С помощью [ Push ] соответствующий шаблон может отображаться вверху при нажатии […], чтобы выбрать шаблон, а другие будут скрыты, чтобы показать больше записей;

картина

картина

картина

пользовательская страница


После нажатия «Создать» появится пустая страница, и вы сможете написать контент по своему желанию.

картина

Профиль прав

Рекомендуемая конфигурация

тип

иллюстрировать

Скриншот

космический менеджер

Все в рабочем состоянии

картина

обычный пользователь

  • Общие операции: создание страниц, постов в блогах, добавление вложений, комментариев

  • Специальное действие удалить собственную страницу.

картина

анонимный доступ

Эта функция будет работать, только если включен глобальный анонимный доступ.

картина

опыт

  • Старайтесь добавлять как можно больше групп и открывать меньше режимов специальных разрешений.Когда специальных разрешений станет слишком много, сложность последующего обслуживания резко возрастет.

  • Разрешения могут быть уменьшены только слой за слоем из экземпляра → пространство → страница → подстраница.Если вы хотите нарушить ограничения разрешений верхнего уровня, вам необходимо экспортировать документ или использовать подключаемый модуль внешнего общего доступа для создания общей ссылки, аналогичной на сетевой диск.


страницы с ограниченным доступом


    На этой странице вы можете просмотреть страницы, для которых установлены разрешения в текущем пространстве. Если вы являетесь администратором пространства, вы можете изменить это.

картина


Проверить разрешения


     Помощник проверки разрешений, похожий на Jira, принадлежащий пользователям и страницам, сообщает, почему страницы не видны, и помогает диагностировать проблемы с разрешениями.

картина

Глобальные разрешения


Путь в меню: Администрирование сайта→Общая конфигурация→Просмотр глобальных разрешений

Справочный документ: Разрешения и ограничения

Функция

иллюстрировать

Предложить

Глобальные разрешения

  • Может создавать группы или напрямую наделять людей полномочиями

  • Управление системой имеет больше прав на эксплуатацию и техническое обслуживание, чем управление сайтом.

  • Рекомендуется, чтобы обычные пользователи имели доступное + личное пространство, не использовали пространство для создания по умолчанию, а отдельные лица имели разрешение на создание пространства, что может легко привести к переполнению пространства.

  • Если в компании есть отдельный инженер технической поддержки или внешняя сервисная компания, роли управления сайтом и управления системой можно разделить, как правило, можно использовать confluence-администраторов по умолчанию.

несанкционированный доступ

Доступ с авторизацией Atlassian, но без авторизации Confluence, такой как доступ пользователя JSM.

Общий сценарий используется, когда пользователь JSM извлекает документ и открывает его в службе поддержки для просмотра.

анонимный доступ

Доступ без какой-либо учетной записи;

Просмотр сайта, просмотр настраивается пользователем

Открывайте эту функцию с осторожностью, только общедоступные документы, такие как FAQ, инструкции по эксплуатации продукта, открывают эту опцию.


Группа инициализации пользователей

Обзор


    Настройка групп, предоставление глобальных разрешений группам и добавление пользователей в группы — наиболее распространенные методы работы. Как настроить группы, как правило, не используйте встроенные группы пользователей, а в соответствии с определением группы компании, например, из AD, LDAP, или используйте Atlassian Jira или Crowd для управления группами.


тип группы


  • Общая группа: общая группа, один человек может одновременно состоять в нескольких группах

  • Вложенная группа: то есть между группами существуют отношения родитель-потомок, и разрешения дочерней группы будут унаследованы от родительской группы.

  • Примечание. Вложенные группы могут вызывать проблемы с производительностью пользовательских запросов.


группа пользователей


  • Путь в меню: Администрирование сайта→Общая конфигурация→Группа пользователей

  • Справочная документация:

    • https://confluence.atlassian.com/conf716/confluence-groups-for-administrators-1108682902.html

  • Инструкция по работе: создать/удалить/добавить пользователей в группу


Настроить глобальные параметры

Настройки логотипа


  • Путь в меню: Администрирование сайта → Общая конфигурация → Логотип сайта и значок/логотип пробела

  • Справочная документация:

    • https://confluence.atlassian.com/doc/change-the-site-logo-138567.html

  • Инструкция по эксплуатации: После обновления изображения пространство, логотип сайта и метки веб-страницы также обновляются.


регулярная уборка


  • Путь в меню: Администрирование сайта → Общая конфигурация → Периодическая очистка

  • Справочная документация:

    • https://confluence.atlassian.com/conf716/set-retention-rules-to-delete-unwanted-data-1108683105.html

  • Опыт очистки: Для обеспечения актуальности поиска и доступности системы рекомендуется регулярно очищать вложения и место в архиве Руководство по очистке

  • Инструкции:

    • Нажмите [Просмотреть анализ], чтобы просмотреть недавнее использование пространства.

    • Установите [Просмотр правил хранения], установите сохраняемые документы и убедитесь, что важные данные не архивируются и не удаляются.

    • Архивировать [Просмотреть все пространства] Архивировать неиспользуемые пространства для повышения релевантности и точности поиска.


Совместное редактирование


  • Путь в меню: Администрирование сайта→Общая конфигурация→Управление→Совместное редактирование

  • Справочная документация:

    • https://confluence.atlassian.com/conf716/administering-collaborative-editing-1108683292.html

  • Инструкции:

    • Нажмите «Открыть», чтобы включить совместное редактирование для нескольких пользователей. Если этот параметр не включен, документ будет заблокирован, когда текущий пользователь редактирует его. объединить или перезаписать.

    • Существует множество внутренних зависимостей для совместного редактирования. Рекомендуется использовать его при возникновении проблем. Для устранения неполадок используются документы, Google и сообщество ACE.


мобильное приложение


  • Путь в меню: Администрирование сайта→Общая конфигурация→Администрирование→Мобильное приложение

  • Справочная документация:

    • https://confluence.atlassian.com/doc/confluence-mobile-284365706.html

  • Инструкции:

    • Пользователи: пользователи iOS могут загружать напрямую из APPSTORE, пользователям Android необходимо использовать лестницу, чтобы открыть Google Play; если экземпляр развернут во внутренней сети, мобильное приложение должно быть подключено к локальной сети или открытой VPN

    • Администратор: включите «Разрешить push-уведомления»

    • Мобильное приложение поддерживает только стандартный просмотр и редактирование контента и не поддерживает использование большинства подключаемых модулей.

Функция анализа

  • Путь в меню: Администрирование сайта→Общая конфигурация→Управление→Функция анализа

  • Справочная документация:

    • https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy

    • https://confluence.atlassian.com/conf716/analytics-1108682559.html

  • Инструкции:

    • Включите переключатель отправки, и соответствующие данные об использовании будут отправлены пользователям Atlassian при условии десенсибилизации для улучшения качества продукта.

    • Обзор: недавнее использование сайта, популярные разделы, пользователи и т. д.

    • Космос: Статистика использования космоса    

    • Пользователи: статистика авторизованных и созданных материалов


Навигатор приложений


  • Путь в меню: Администрирование сайта→Общая конфигурация→Навигатор приложений

  • Справочная документация:

    • https://confluence.atlassian.com/conf716/configuring-the-site-home-page-1108682988.html

  • Инструкции:

    • Ссылки Atlassian, созданные в Configure Application Links, автоматически добавляются в навигатор.

    • Добавьте другие связанные сайты и можете ограничить видимые группы пользователей


Операция

Обзор


    Установка и настройка системы, легко выполнять краткосрочные проекты, но сложно поддерживать.Как обеспечить долгосрочную стабильную работу системы и здоровый вывод контента после завершения этапа проекта, является ключом к тому, Слияние может принести пользу предприятию Надежное управление Очень важно сформулировать разумные правила работы.


Задача новичка


    Помогите вновь нанятым сотрудникам быстро понять метод работы, как использовать общие материалы, сделать страницу задачи регистрации и отправить сувенир, маленький красный цветок или что-то после того, как все будет выполнено.


Периодический отчет о данных


    Проанализируйте страницы, использование пространства, проанализируйте проблемы с базой знаний и дайте предложения по улучшению, например, слишком много контента, слишком низкая скорость, недостаточная точность поиска, точность контента, которую необходимо улучшить, уровень повторного использования, который необходимо улучшить, и т. д.


Регулярное признание


    За вывод документов будут хвалиться отдельные лица или группы, получившие широкую известность как создатели знаний, а также будут выдаваться небольшие подарки и бонусы, чтобы побудить всех создавать высококачественный контент.

Самым большим активом компании являются знания человеческого разума и технологический индекс внутри продукта, а также удовлетворенность клиентов. Хорошо построенная база знаний имеет высокий коэффициент ввода-вывода.


Распространенные ошибки

Слишком много администраторов


    Позвольте специалистам по эксплуатации и обслуживанию, не имеющим опыта управления контентом Confluence, действовать как суперадминистраторы, что приводит к различным конфигурациям без изменения процесса и, наконец, к системной путанице и ошибкам.


отсутствие управления изменениями


    Подобно вышеперечисленным проблемам, отсутствие регистрации и проверки системных изменений привело к тому, что важные изменения не были должным образом протестированы, проверены и доведены до сведения заинтересованных сторон, что привело к резкому увеличению риска после внесения изменений.


Отсутствует шаблон/структура/процесс обновления


    Хороший Confluence должен позволять пользователям сосредоточиться на написании контента, а не думать о том, какой шаблон использовать, где его писать и как его обновлять.

    Только заранее планируя, не будет хаоса, и компания и команда не будут формулировать правила обновления документов, в основном, будет бардак в спине.


отсутствие отделки


    Регулярно нужно организовывать каталоги, архивировать пространство, удалять вложения, иначе внешний вид пользователя станет захламленным и захламленным.

    Это требует времени, беспорядок в базе знаний похож на технический долг, и чем раньше он будет убран, тем меньше хлопот будет.

    Это последнее средство от головной боли и болей в ногах.Если вникнуть в первопричину проблем с разработкой программного обеспечения, то большинство из них связано не с разработкой, а с непоследовательным пониманием исходных требований, трудностями в многостороннем сотрудничестве в проекта, а также несвоевременное обновление информации.


Инженер по эксплуатации выступает в роли системного администратора


    Многие компании любят приглашать инженеров по эксплуатации и техническому обслуживанию в качестве администраторов Confluence.В результате на ранней стадии нет проектирования, на средней стадии нет обслуживания + оценка требований к изменениям, а на более поздней стадии пожар тушат. путем постоянного исправления и добавления машин.

    Типичная экономия небольших денег — большие потери.Если вы хотите построить надежную базу знаний, вы можете либо потратить много денег, чтобы нанять штатного администратора, знакомого с продуктами Atlassian, либо нанять внешнюю сервисную компанию. Толстяк, наполняющий лицо, использует иностранные продукты, начиная с фактического бизнеса, с целью повышения производительности, при отсутствии внешних услуг лучше использовать легкий отечественный бесплатный TADP Feishu.